Álvaro Salamanca, Secretario General de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) participó junto a Belén Fierro, Jefa de Protocolo y Eventos de Airbus Group Spain y Antonio Rodríguez de Rivera, Director de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Delegación de Gobierno en Cataluña, en la mesa redonda “ La importancia de los eventos en el contexto de la comunicación, el marketing y la relaciones institucionales de las empresas y las instituciones públicas” moderada por Gloria Campos, Directora General de International School of Event Management & Communication (ISEMCO –Universidad Rey Juan Carlos).

Contextualizar desde las distintas perspectivas de cada una de vuestras experiencias profesionales el papel de los eventos en vuestras empresas, instituciones, asociaciones…

Belén Fierro- Los eventos dan mucho brillo y aportan emoción. En Airbus las RRII las llevan en otro departamento pero muy vinculado al de eventos. Considera que los públicos objetivos de sus públicos objetivos son sus públicos objetivos. El presupuesto lo tienen los distintos departamentos y Protocolo y Eventos lo armoniza y supervisa los contenidos.

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Álvaro Salamanca destaca el valor estratégico de los eventos y para ello han de integrar a la agencia en la estrategia de la compañía. La sociedad ha cambiado, el DIRCOM de hoy en día ha multiplicado por 10 sus públicos y a través de los eventos se establece una relación emocional con los mismos. Se ha pasado de eventos para todos los públicos a segmentar los públicos para que sean los protagonistas y sea más fácil crear un vínculo emocional.

Antonio Rodríguez incide en el cambio generacional con formación adecuada a los cargos que se ocupen. En la administración existe un reto constante para comunicar, abrir, llegar a los ciudadanos. Antes solo se hacían actos internos y ahora se empieza a comunicar hacia el exterior. Crear un vínculo emocional en los actos institucionales es complicado porque la normativa limita mucho.

La importancia del protocolo en los eventos.

Belén Fierro cree que el protocolo ordena, organiza y no tiran del Real Decreto salvo si las situaciones se ponen tirantes. Hay que repartir protagonismo y evitar que las altas instituciones acaparen el concepto y dejen a la agencia únicamente la producción. Pide a las agencias que sean una extensión del equipo y que le cuestionen cosas que no vean claras.

Álvaro Salamanca reconoce que el protocolo ha estado muy ligado a actos oficiales pero considera muy útil tener personas formadas en él en las agencias para tratamiento y colocación de personas. El objetivo del evento es de todos (protocolo, agencia, marketing, comunicación..). La agencia es un socio estratégico que ayuda a conseguir los objetivos.

Antonio Rodríguez cree que con diplomacia, mano izquierda, mucha escucha y preparación en reunión previa se tiene que planificar. En actos privados intenta impedir que le den carácter comercial a la asistencia de una autoridad. Los conflictos mejor llevarlos resueltos de casa. Las RRII son una tarea invisible pero tiene una gran importancia.

Se estuvo de acuerdo en que hay que poner en valor la profesión de la organización de eventos, que la formación es fundamental y que para ser estratégicos agencias y clientes tienen que formar un engranaje y trabajar con la visión global de la compañía.

Beatriz González-Quevedo

Gerente de AEVEA