Protocolo: todo lo que crees saber pero aún no conoces
Javier Aguado, Coordinador de Protocolo de la Organización Nacional de Ciegos Españoles (ONCE) y Director de Comunicación de la Asociación Española de Protocolo (AEP) y David Del Amo, Coordinador de Relaciones Institucionales del Ayuntamiento de Alcobendas y socio de la AEP, desarrollaron los contenidos del AEVEAlab Protocolo: todo lo que crees saber pero aún no conoces.
David Del Amo comenzó diciendo que es muy importante saber a la norma a la que acudir y tener una persona formada en protocolo o a la que poder recurrir…
El anfitrión es el que define el protocolo. Manual de protocolo, orden de precedencia, la costumbre (que genera normativa en muchas ocasiones)…demuestran que el protocolo es una herramienta muy flexible.
El protocolo está para ayudar, nunca para entorpecer. Tiene que estar al servicio del líder, facilitándole su labor. El protocolo es imagen interna y externa y da protagonismo a quien lo tiene.
Como herramienta de comunicación
- Contribuye a lograr el objetivo del acto
- Ayuda a su correcto desarrollo
- Genera imagen
- Aporta valor
- Escenifica nuestro mensaje
- Cuida a nuestros públicos
El protocolo no se improvisa, la base tiene que estar muy trabajada y si surge un imprevisto se debe aplicar el sentido común sobre lo preparado.
El protocolo está presente hasta en una reunión entre dos personas.
Técnicas básicas de protocolo:
El anfitrión
- Es la persona o entidad que promueve y convoca el acto
- Preside el acto, salvo que ceda ese papel a su invitado de honor o a quien considere
- Anfitrión del lugar/ anfitrión del acto
- Recibe, preside (salvo que ceda) y despide
- Diseña el acto
- Se ocupa del desarrollo del evento
- Evalúa y analiza los resultados
- Anfitrión desplazado
El protocolo requiere negociación, consenso, diálogo. No hay que dejar que se impongan los actos de fuera.
El trato del invitado es fundamental y el protocolo puede ensalzar el acto aprovechando la oportunidad de resaltar a determinadas personas a través de la comunicación. El protocolo es imagen de nuestra marca. El protocolo debe dotar al acto de armonía, hace que todo fluya.
Ver más detalles en la presentación del final.
Javier Aguado comenzó diciendo que cuando nos pongamos manos a la obra en la planificación de un evento, tengamos en cuentas las barreras a eliminar:
Las denominadas barreras físicas o arquitectónicas
Las barreras de comunicación
Las barreras mentales
Centró su discurso en la accesibilidad del evento, considerando que refuerza la imagen de marca. Invitaciones electrónicas accesibles, intérprete de signos visible físicamente, señalética adecuada, bucle magnético (para personas con implante coclear)…hacen un encuentro más accesible. Lenguaje adecuado (personas ciegas, no invidentes, personas con movilidad reducida, no minusválidos, personas con discapacidad intelectual, no con retraso mental…). Ancho mínimo de puertas, pasillos, inclinación de rampas…
Conclusiones:
- el protocolo no está solo para ordenar personas.
- participa en el diseño del evento dado que este precisa de una correcta, distinta e inclusiva organización donde nuestros invitados son una parte primordial.
- el protocolo forma parte, y mucho, de la comunicación y el marketing estratégico de la empresa….
- está para conseguir el fin último de un evento: visibilidad, fidelidad a la marca y empatía.
- el protocolo no es solo cosa de reyes, hasta una reunión entre dos personas requiere de él.
- el protocolo no se rompe.
- el protocolo no se decide/organiza/resuelve desde el sentido común.
- los profesionales de protocolo debemos ser tan presentes como invisibles, salvo peligro de “incendio”.
Más detalles en este enlace:
Presentación Jornada AEVEA 24OCT2018 (VDEF)
Colaborador: AEP (Asociación Española de Protocolo)
