Carlos Lorenzo, miembro de la junta directiva de AEVEA y Presidente de Cow Events Group, expuso ante los socios de AERCE (Asociación de Profesionales de Compras) el gran trabajo que ha supuesto la elaboración conjunta de la Guía de Buenas Prácticas en la Compra de Servicios de Eventos, elaborada por las dos asociaciones (AEVEA y AERCE), varios Event Managers, y empresas de servicios para eventos.  Un equipo de trabajo de 16 personas, más de 10 reuniones, a lo largo de año y medio, han culminado en un gran documento de consenso.

Comenzó señalando las recomendaciones para convocar un concurso: Selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso. Evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto. Conocimiento claro por parte de las agencias de los parámetros a evaluar, así como el peso de los mismos. Los plazos de ejecución, proceso de homologación, número de proveedores…

Posteriormente se centró en que se debe confirmar que el nivel de información dado con el briefing sea lo suficientemente bueno como para que provoque propuestas acertadas y basadas únicamente en los requerimientos solicitados. Contemplar la posibilidad de una parte remunerada para cubrir costes externos. Entrega de información útil e igual para todos los participantes en el concurso. Timing, plazo, dudas, acuerdo de confidencialidad…

Carlos Lorenzo continuó hablando de las recomendaciones al presentar un proyecto: Presentación de ofertas ajustadas a presupuesto, briefing y adaptadas a las estrategias y objetivos de cada cliente. Los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados. Se tendrá en cuenta el valor añadido real del trabajo. La creatividad, el diseño de piezas y su arte final deben tener un valor. El tiempo dedicado de equipo humano se valora por categoría profesional y dedicación al proyecto. La presentación, selección y negociación de proveedores debe tener un valor. Defensa presencial de ofertas, sistemas de pagos y cobros según usos y costumbres, hitos de pago referenciados a entregables, los modelos y criterios de negociación tienen que estar definidos previamente y notificados a los participantes con antelación…

Siguió con las recomendaciones para adjudicar un proyecto: El criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente. Comunicación a los no adjudicatarios de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta. No se utilizarán los proyectos descartados, ofertas tratadas como solución global, respeto a normas del briefing…

Por último concluyó con lo que debe hacerse al adjudicarse un proyecto: Trabajar bajo criterios de seguridad jurídica reflejados de manera contractual. Respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual (en este punto habló del Registro electrónico de Proyectos que han impulsado AEVEA para proteger los proyectos de las agencias), así como sobre la información sensible de compañía y agencias. Generar una política de pagos sostenible para ambas partes, aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento…

Guía de Buenas Prácticas en la Compra de Servicios de Eventos

Recomendaciones para convocar un concurso (Resumen ejecutivo guía)

Beatriz González-Quevedo

Gerente de AEVEA