La importancia de contar con perfiles especializados en la cadena de valor del evento

Un evento es algo efímero que transcurre en un momento determinado, un día, unas horas, que, sin embargo, deja una sensación imborrable en los asistentes, una vivencia, una experiencia que será positiva si todos los agentes implicados en su ejecución son profesionales.

Es fundamental que haya coordinación, comunicación y respeto entre todos los integrantes de la cadena de valor involucrada en el proceso, partiendo del eslabón principal, que sería el cliente y pasando por el organizador, proveedores y sobre todo por las personas que desarrollan su trabajo en el evento y que serán imprescindibles a la hora de conectar al asistente a ese hilo de emociones que se pretenden transmitir.

Las personas son las que van a ayudar con su trato humano, su empatía, su eficacia y su capacidad de improvisación a que todo salga bien, a que nadie perciba los imprevistos porque se han solucionado con profesionalidad, por parte de un equipo casi “invisible” que ha trabajado para que todo fluya.

No se puede alcanzar el éxito, ni aun con una buena organización, si los proveedores y, en concreto, los perfiles del personal de apoyo seleccionados no son los adecuados.

Se requiere de una labor de formación e información previa muy precisa por parte de la empresa especializada, que cuidará al detalle la selección en base a lo que el cliente necesita para ese evento en particular. Y motivará a esos equipos que trabajarán en algo efímero, puntual, cortoplacista… Para esto, también, es imprescindible un breafing, coordinado por organizador y/o cliente en el que se especifiquen todos los detalles de la fase de ejecución, pero también el por qué y para qué… cuál es el objetivo final. La identidad corporativa del cliente, su esencia y su razón de ser han de ser interiorizados por esas personas que serán su imagen. 

El intrusismo es antónimo de profesionalidad. El organizador tiene que seleccionar con minuciosidad a los partners que van a trabajar con él, para velar por el cumplimiento de la legalidad y profesionalidad.   

Es importante promover la coordinación e información entre todos los agentes de la cadena de valor que trabajen en el evento. Para llegar a la excelencia en el mismo debe existir comunicación transversal, y no solo unos días antes de la celebración, sino en las reuniones previas, incluso en la fase de gestación y creatividad del proyecto.  Contar con la opinión de todos los profesionales ayudará a una mejor planificación e incluso a un abaratamiento de costes. 

La diferenciación es la única opción en un sector como el nuestro en el que todo es “especial”, en el que buscamos algo distinto, creativo, innovador. La especialización es lo que nos hace únicos.