Antes de iniciar este post, decir que es un placer poder escribir unas líneas sobre el apasionante mundo de los eventos, los cuales permiten que aflore, entre otros, nuestra creatividad, originalidad, en definitiva nuestro máximo potencial…

Es de libro, y no puedo estar más de acuerdo que, el éxito de un evento radica en una adecuada planificación, algunas bibliografías se refieren al éxito en torno a un 50%, yo diría que aún más…

Existen numerosas aplicaciones para realizar la planificación de las tareas que conlleva un evento, los organizadores de eventos debemos utilizar aquella con la que nos sintamos más cómodos, el seguimiento es clave,  y aún así sabemos que no estamos exentos de los temidos “imprevistos o imponderables” inherentes a todo evento…recordando la famosa Ley de Murphy..”Si algo puede salir mal, saldrá mal”…¿Cómo calibrarlos?

Mi recomendación: calcular los riesgos, intentar anticipar soluciones a cualquier imprevisto, contar con la visión que da la experiencia y siempre, crear un minucioso plan de riesgos donde se generen escenarios en los que analicemos como actuar en cada uno de ellos, contando con la opinión de todos los expertos participes en el evento, siempre tener siempre un plan B, y a veces un C…;), estos imprevistos pueden ser inherentes o no a la organización, en cualquier caso es clave afrontarlos y solucionarlos con efectividad, rapidez y siempre con una sonrisa, ya que la positividad emana energía que  transmite un control absoluto de la situación.

Debemos tener respuesta para cualquier pregunta, un claro organigrama donde estén definidas las funciones de las personas que participan en el evento, y de cuáles son las decisiones que tienen la responsabilidad de tomar. Hay que informar a todos los miembros del equipo de cuál es el protocolo a seguir en caso de imprevistos o cambios en el guion, si tenemos que realizar modificaciones, estas se deben comunicar  eficazmente a todos los miembros de los equipos de trabajo implicados en el evento y garantizar que la información ha sido correctamente trasmitida.

Mantener la calma, establecer prioridades y finalmente actuar, es común en estos casos lo que yo llamo “la parálisis por análisis”  dar vueltas a las posibles soluciones y no afrontar ninguna de ellas, recordar que el tiempo siempre corre en nuestra contra.

Nos vamos leyendo…

Jesus Huertas

Gerente Uila Motor y Aventura