Agencias de Eventos Españolas Asociadas llevó a cabo, dentro del programa formativo de Evento Days, una mesa redonda moderada por Luis Gandiaga, Secretario General de AEVEA, que hizo una breve exposición sobre la asociación después de presentar a los participantes:

Mar García-Directora General de Grass Roots
Macarena Izquierdo, Responsable de Eventos de BT
José Manuel Valiente-Socio Director de Threevents
Mila Valcárcel-Socia Directora de Método Helmer
Fernando Alonso Sanz- Event Manager de Pernod Ricard
Fernando San José, Director General de Innevento

Luis Gandiaga, introdujo la sesión hablando de las tendencias más destacadas en eventos para 2015. Nuevas tecnologías, nuevos formatos, personalización, contenido generado por los asistentes, experiencias para conectar, wellness, sostenibilidad aplicada, etc se pondrán sobre la mesa a través de casos concretos:

¿Qué tendencias de las expuestas demandáis u ofertáis en los eventos de vuestras empresas? La tecnología y Ballantine’s se han unido en un evento que nos cuentan Mila Valcárcel y Fernando Alonso. Leds y fibra óptica a través de una experiencia muy humana que no dejó a nadie indiferente. La inversión era alta pero el objetivo lo justificaba. Se trataba de impactar a un grupo de personas de las que dependía la continuidad del proyecto de 40 principales. Se planteó una acción táctica donde se construyó un ambiente evocador para conseguir el wow!. Las claves: buen briefing, conexión y tecnología como experiencia (a través del talento humano).

Personalización e interactividad se fusionan en un evento de Team Building que nos contó José Manuel Valiente. Para General Electric se organizó una gymkana con ipads, de manera que se aplicaron las tendencias de personalización y conectividad on line. Una experiencia cultural, motivadora, que fomenta la interactuación de los participantes. El casco viejo de Marbella sirvió de refugio del calor y de espacio laberíntico con mucho sabor para el desarrollo de la actividad.

¿Consideráis que existen otras tendencias aparte de estas o qué lo que os funciona es ir contra tendencia para diferenciaros de otras empresas? Puede ser el caso de los eventos propios, para conectar marcas con personas en su ciudad, como nos pudo contar Fernando San José. La proactividad como motor para superar airoso años difíciles. La colaboración público-privada en los eventos hacen de los mismos ser tractores de la economía traduciéndose en un mayor bienestar para el ciudadano. Personalizando en su caso, Bilbao es un ejemplo de ciudad que ha potenciado su visibilidad a través de eventos. Como el Cliff Diving de Red Bull en la ría de Bilbao , el Mundial de Basket o los Triathlones que se han llevado a cabo estos últimos años difunden la imagen dinámica, deportiva y participativa de la ciudad.

¿Funcionan más unas tendencias que otras según el sector de actividad para el que se organice el evento? ¿En telecomunicaciones qué es lo que prima? Macarena Izquierdo y Mar García nos contaron como implementaron un evento de “pura colaboración” para BT. 4 ciudades europeas (Milán, Amsterdam, Madrid y Bruselas), con el objetivo de vender tecnología y con el reto de generar emociones a perfiles técnicos. A través de soluciones de colaboración se podía debatir entre los asistentes de las distintas ciudades y consultar a la comunidad global de expertos. Se recurrió al mundo de la magia (a través de la tecnología) para impactar a los participantes.

¿Qué factores determinan trabajar con una u otra agencia? ¿Estar al día en cuanto a utilización de nuevas tecnologías, nuevos formatos…en definitiva, ir con las tendencias o un servicio integral? ¿o una concepción estratégica del evento independientemente de las tendencias del momento?

Desde la visión del cliente:

Para Macarena Izquierdo la profesionalidad, la creatividad, que la agencia sea innovadora y cuide el detalle son las claves en la elección de agencia.

Para Fernando Alonso que se adecue al briefing (con la auto obligación de generar un buen briefing), y que la agencia sea fuerte de cara al objetivo que se persigue.

Desde el lado de las agencias se dijo:

Que el cliente sea accesible y te atienda las veces que haga falta. José Manuel Valiente lo considera primordial para el buen desarrollo de la organización del evento.

Mila Valcárcel cree que ser capaz de tomar decisiones rápidas para prever o solucionar contratiempos es una fortaleza para una agencia.

Trabajar conjuntamente cliente y agencia desde el principio es una clave de éxito del evento, apostilló Fernando San José.

Para cerrar, Luis Gandiaga  le dio la palabra a Mila Valcárcel, como vicepresidenta de la asociación, para ahondar en la potencialidad de los eventos de cara a aumentar la visibilidad de las ciudades españolas. Mila Valcárcel describió la dificultad actual y la infrautilización de las ciudades y los espacios públicos como enclave para grandes eventos. Es necesario solucionar la discrecionalidad en los permisos y que haya seguridad jurídica para organizar eventos, lo que supondrá un gran escaparate para marcas y ciudades, con el consecuente retorno económico que eso significa. AEVEA trabaja en la relación con los responsables de gobierno de ayuntamientos y comunidades para colaborar en este tema.

Beatriz González-Quevedo

Gerente de AEVEA