Trabajando el briefing de un evento
AEVEA participó en el Training Day de la Asociación Vasca de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos y Eventos (OPCE). Jorge de Toro, Director General de Planta 18, socia de AEVEA, presentó la asociación y entró en materia diciendo que “Lo primero es la intención y lo último la acción”.
Expuso que la génesis es el briefing, que tiene que partir del cliente. Pero…¿qué es un evento?
El evento es una acción de comunicación presencial, en directo, duración breve, única e irrepetible (Alto riesgo).
Hay una alta exposición de la imagen de la compañía (Delegación compleja)
Aporta beneficios que no obtienen por otros canales (Canal específico)
Hace marca intensamente
– Alta segmentación del público
– Acceso a públicos difíciles
– Calidad del contacto
– Alta intensidad de comunicación
Multicisciplinar (requiere formación polifacética)
Briefing significa Instrucciones… Pero, ¿QUÉ ÉS UN BRIEFING? Puede definirse como la información que da un cliente a la agencia organizadora, normalmente en forma de documento escrito, explicando cuáles son sus necesidades para realizar un evento, de forma que se conozca los objetivos del cliente claramente y que estos sean entendidos por la agencia como el objetivo del evento.
Cuando se recibe el briefing, el evento ya existe en la mente del solicitante y de un buen briefing sale un buen resultado, si la elección es buena.
UN CLIENTE BUSCA….DIFERENCIACIÓN
TALENTO CREATIVO
EXPERIENCIA
RIGOR
¿Qué debe contener un briefing?
En AEVEA se ha creado un documento para facilitar al cliente la elaboración del briefing de un evento.
Desde la agencia: Ya sé quién eres y ahora quiero saber qué quieres
Para ello se pensó en estos capítulos, que recogen todo aquello que tiene que tenerse en cuenta para poder organizar un evento con éxito. Cuanta más información, mejor:
- DATOS GENERALES
- ORGANIZACIÓN DE SOLICITUD
- EL EVENTO
- OTROS DATOS O INFORMACIÓN ADICIONAL
| 1. DATOS GENERALES |
| 1.1 ORGANIZACIÓN SOLICITANTE |
| NOMBRE DE EMPRESA / ORGANISMO / INSTITUCIÓN |
| NÚMERO DE EMPLEADOS |
| NÚMERO DE SEDES / DELEGACIONES |
| ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA / ORGANISMO / INSTITUCIÓN |
| Interna: cultura corporativa, cómo lo hace |
| Externa: qué comunica al exterior, cómo lo hace |
| MARCA: POSICIONAMIENTO, SITUACIÓN… |
| POSICIONAMIENTO RESPECTO A LA COMPETENCIA |
| CARACTERÍSTICAS DEL SECTOR |
| RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA / CÓDIGO DEONTOLÓGICO |
| 1.2 CONTACTO SOLICITANTE |
| NOMBRE DE PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD |
| DATOS DE CONTACTO DE PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD: TELÉFONO, E-MAIL |
| CARGO DE PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD |
| CAPACIDAD DE DECISIÓN DE LA PERSONA/S QUE EFECTÚA/N LA SOLICITUD |
| 2. ORGANIZACIÓN DE SOLICITUD |
| 2.1 FORMATO DE LA SOLICITUD Y TOMA DE DECISIONES |
| ¿ES UN CONCURSO? EN CASO AFIRMATIVO, ¿CUÁNTAS AGENCIAS PARTICIPAN? |
| ¿INTERVIENE UNA MESA DE COMPRAS EN EL PROCESO DE SOLICITUD? |
| ¿CUÁNTAS FASES TIENE EL PROCESO DE SELECCIÓN? |
| ¿QUIÉN TOMA LA DECISIÓN DE LA ADJUDICACIÓN? |
| CRITERIO DE SELECCIÓN: EN BASE A QUÉ SE VA A VALORAR EL EVENTO Y A LA AGENCIA SELECCIONADA |
| 2.2 TIMING |
| FECHA PARA PRESENTACIÓN DE DUDAS |
| FECHA DE ACLARACIÓN DE DUDAS POR PARTE DEL CLIENTE |
| FECHA DE PRESENTACIÓN LÍMITE PARA ENTREGA DE PROYECTO |
| FECHA DE SELECCIÓN DE FINALISTAS |
| FECHA DE PRESENTACIÓN PRESENCIAL PARA FINALISTAS |
| FECHA DE APERTURA DE PLICAS |
| FECHA DE COMUNICACIÓN DE RESOLUCIÓN / ADJUDICACIÓN DE PROYECTO |
| 2.3 DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR EN LA SOLICITUD |
| DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR AL SOLICITANTE |
| Concepto general |
| Racional creativo |
| Renderización |
| Oferta económica |
| Certificaciones |
| Documentación corporativa |
| Otros |
| 3. EL EVENTO |
| 3.1 ANTECEDENTES |
| NOMBRE DEL PROYECTO EN EL CASO DE TENERLO |
| CARACTERÍSTICAS INTRÍNSECAS DEL EVENTO |
| Evento repetitivo o no |
| Características de eventos anteriores |
| Hoja de ruta |
| Valoraciones |
| SINERGIAS DEL EVENTO CON OTRAS ACCIONES DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA |
| Marketing o publicidad de la empresa / organismo / institución |
| MANDATORIOS: ELEMENTOS QUE DEBEN SER TENIDOS EN CUENTA EN EL EVENTO DE FORMA OBLIGATORIA |
| OTRAS ACCIONES VINCULADAS AL EVENTO |
| Comunicación exterior |
| Comunicación interna |
| Otros |
| 3.2 OBJETIVOS |
| OBJETIVO PRINCIPAL DEL EVENTO |
| Motivar |
| Fidelizar |
| Formar |
| Fortalecer |
| Hacer networking |
| Efectuar una comunicación especial |
| Generar o reforzar orgullo de pertenencia |
| Reforzar relaciones |
| Transmitir imagen de marca |
| Incrementar ventas |
| MENSAJE PRINCIPAL A TRANSMITIR EN LA ACCIÓN: CLAIM O RECUERDO QUE SE DESEA TRANSMITIR A LOS ASISTENTES |
| SI SE TRATA DE UN EVENTO FORMATIVO: CONOCIMIENTOS A TRANSMITIR A LOS ASISTENTES |
| ¿QUÉ VARIABLES INTERESA MEDIR ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DEL EVENTO? |
| 3.3 PÚBLICO OBJETIVO |
| NÚMERO DE ASISTENTES |
| DATOS GEOGRÁFICOS: NACIONALES, INTERNACIONALES… |
| DATOS SOCIOECONÓMICOS: EDAD (PORCENTAJE), SEXO (PORCENTAJE), CARGO LABORAL… |
| DATOS DE CONSUMO Y CULTURALES: QUÉ LES GUSTA, QUÉ NO, NIVEL CULTURAL… |
| POSICIÓN RESPECTO AL SOLICITANTE: CLIENTES, PROVEEDORES, EMPLEADOS, PÚBLICO EN GENERAL… |
| ¿ACUDEN SOLOS O CON ACOMPAÑANTES? |
| RELACIONES EXISTENTES ENTRE LOS ASISTENTES: VINCULACIONES ENTRE LOS ASISTENTES, NECESIDAD DE CREARLAS… |
| PREPARACIÓN FÍSICA (PARA EVENTOS CON NECESIDADES FÍSICAS ESPECIALES) |
| EXISTENCIA DE PERFILES QUE REQUIERAN ATENCIÓN INDIVIDUAL / ESPECIAL: ALÉRGICOS, CELÍACOS, VEGETARIANOS, DIABÉTICOS… |
| GUSTOS: QUÉ LES GUSTA HACER, QUÉ NO… |
| 3.4 DATOS |
| FECHA/S (Y FLEXIBILIDAD) DEL EVENTO |
| OTRA/S FECHA/S RELEVANTES: PRE-EVENTO, POST-EVENTO |
| LOCALIZACIÓN/ES (Y FLEXIBILIDAD) |
| TIPO DE EVENTO |
| Jornadas de formación |
| Congreso |
| Conmemoración |
| Lanzamiento de producto |
| Acción de street marketing |
| Seminario |
| Junta directiva |
| Junta de accionistas |
| Evento temático |
| Teambuilding |
| Incentivo |
| Convención |
| Marketing ferial |
| Promoción |
| Reunión de departamento |
| Rueda de prensa |
| Roadshow |
| Inauguración / clausura |
| Otros eventos (internos/externos) |
| ESTRUCTURA / TIMING QUE SE DESEA |
| CARACTERÍSTICAS DEL EMPLAZAMIENTO: ESPACIOS, NÚMERO Y REQUISITO DE SALAS |
| TONO Y ESTILO DEL EVENTO |
| RESTAURACIÓN: TIPO Y FORMATO |
| IDIOMA/S DEL EVENTO |
| ¿EXISTE ESPONSORIZACIÓN? ¿SOBRE QUÉ PARTIDAS / ELEMENTOS DEL EVENTO? |
| PRESUPUESTO |
| Total: rango de precio |
| Conceptos que son imprescindibles |
| Importancia presupuestaria de los diferentes conceptos |
| Forma de contratación, forma de pago |
| 3.4 SERVICIOS A CUBRIR POR LA AGENCIA |
| POSIBLES SERVICIOS |
| Concepto creativo |
| Localizaciones |
| Acreditaciones |
| Decoración |
| Señalética |
| Cartelería |
| Personal auxiliar |
| Licencias / permisos |
| Tasas / impuestos |
| Organización del programa de acompañantes |
| Diseño gráfico y adaptaciones |
| Alojamientos |
| Seguros |
| Gestión de desplazamientos |
| Medios técnicos auxiliares |
| Actividades outdoor / indoor |
| Seguridad |
| Contratación artística: presentador, animaciones, espectáculos, ponentes |
| Plan de comunicaciones |
| Restauración / catering |
| Carpas |
| Escenografía / arquitectura efímera (stands) |
| Azafatas, guías, intérpretes… |
| Regalos |
| Redes sociales |
| Audiovisuales: sonorización, iluminación, fotografía, video… |
| Medios, gabinete de comunicación y relaciones públicas: prensa, clipping, convocatoria de medios… |
| Otros servicios adicionales |
| 4. INFORMACIÓN ADICIONAL |
El documento puede descargarse en este enlace de la web de AEVEA
https://aevea.es/modelos-de-trabajo/
Beatriz González-Quevedo
Gerente de AEVEA
