AEVEA y AERCE presentan la Guía Técnica de Buenas Prácticas de Compra de Servicios de Eventos.

Agencias de Eventos Españolas Asociadas y AERCE (Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España) han presentado, en Madrid y Barcelona, la Guía Técnica de Buenas Prácticas de Compra de Servicios de Eventos, elaborada conjuntamente, y que supone un antes y un después para la industria del marketing y los eventos. Un equipo de trabajo de 16 personas, entre Profesionales de Compras, Event Managers y Agencias, y más de 10 reuniones, a lo largo de año y medio, han culminado en un gran documento de consenso. Lydia Azabal, Responsable de Marketing en Prosegur Seguridad, Fernando Alonso, Events & Sponsorships Expert en Pernod Ricard España, Juan Manuel Blanco, Departamento de Compras- FCC Servicios Ciudadanos, y Andrés Virto, Director de Madison Agency, expusieron los puntos clave de la Guía.

Durante la presentación de la Guía, Juan Manuel Blanco comenzó señalando las recomendaciones para convocar un concurso: Selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso. Evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto. Conocimiento claro por parte de las agencias de los parámetros a evaluar, así como el peso de los mismos. Los plazos de ejecución deben estar en relación y ser coherentes con la dimensión del proyecto y con la fecha de ejecución. El proceso de homologación previo de agencias a concursar debe estar basado en sus credenciales, sin necesidad de que desarrollen trabajos. Definir un número de proveedores antes de comenzar el proceso y sus características, tipología y criterios de homologación (clasificación, solvencia económica,…).

Fernando Alonso y Lydia Azabal se centraron en que se debe confirmar que el nivel de información dado con el briefing sea lo suficientemente bueno como para que provoque propuestas acertadas y basadas únicamente en los requerimientos solicitados. Contemplar la posibilidad de una parte remunerada para cubrir los costes externos que a veces conlleva el entregar un proyecto según las necesidades y estándares de calidad definidos. Entrega de información útil e igual para todos los participantes en el concurso. Definir claramente un timing a cumplir por parte de la agencia con la fecha de entrega de las propuestas y por el cliente con la fecha máxima de comunicación de la resolución final del concurso a los proveedores. Establecer un plazo coherente para resolver dudas tanto objetivas (generales del pliego) como subjetivas (específicas de la creatividad de cada agencia). Se notificarán las respuestas de las objetivas a todos los demás participantes y las subjetivas a la empresa concreta que plantee la duda. Facilitar respuesta comparable de manera cuantitativa y cualitativa. Existencia de un acuerdo o NDA de confidencialidad reciproco, que estará recogido en el contrato. Los concursos siempre se harán sobre trabajos con posibilidades reales de ejecución posterior. El número de agencias que finalmente concursa y tiene que desarrollar un trabajo debe ser proporcionado al proyecto y las características de las agencias deben ser acordes a la magnitud de este. Las agencias convocadas a concursar no deberían ser más de 5. El proceso debe ser transparente en cuanto al número de participantes y al criterio y procesos utilizados para su validación. 

Andrés Virto habló de las recomendaciones al presentar un proyecto: Presentación de ofertas ajustadas a presupuesto, briefing y adaptadas a las estrategias y objetivos de cada cliente. Los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados. Se tendrá en cuenta el valor añadido real del trabajo. La creatividad, el diseño de piezas y su arte final deben tener un valor. El tiempo dedicado de equipo humano se valora por categoría profesional y dedicación al proyecto. La presentación, selección y negociación de proveedores debe tener un valor. Las ofertas serán defendidas presencialmente con un tiempo razonable para explicar el proyecto en toda su profundidad. Los sistemas de pagos y cobros deben ajustarse a los usos y costumbres distintos de determinados sectores (catering, artistas, hoteles…). Se justificará haber alcanzado determinados hitos o entregables para realizar su pago.

Fernando Alonso y Lydia Azabal plantearon que los modelos y criterios de negociación sean definidos previamente y notificados a los participantes con antelación.

Andrés Virto siguió con las recomendaciones para adjudicar un proyecto: El criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente. Comunicación a los no adjudicatarios de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta. Los proyectos descartados no serán utilizados posteriormente para otros eventos siendo readaptados o copiados en alguna forma o manera. Las ofertas serán tratadas como solución global no pudiéndose mezclar conceptos o ideas de una propuesta para integrarlas en otras. Se respetarán las normas fijadas en el briefing. Normas de cumplimiento y penalizaciones en las dos direcciones (empresa y agencia).

Juan Manuel Blanco concluyó con lo que debe hacerse al adjudicarse un proyecto: Trabajar bajo criterios de seguridad jurídica reflejados de manera contractual. Respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual, así como sobre la información sensible de compañía y agencias. Generar una política de pagos sostenible para ambas partes basada en una política de hitos realizados y pagados y del cumplimiento de los acuerdos contractuales. Aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento, y en su caso la posible influencia sobre la remuneración de la agencia.

Posteriormente, junto a otros integrantes del grupo de trabajo: Marta Alonso, Marketing Procurement Manager en Pernod Ricard España, María del Carmen Plans Lluch, Responsable de Procesos de Compras, FCC, Ángeles Ballesta, Adjunta a Dirección, Turismo de Murcia Convention Bureau, Elena Ramos, Directora de Marketing en Auditorio y Palacio de Congresos El Batel, Héctor Machota, Coordinador de Servicios Generales y Eventos en Manpower Group Solution, Ricardo Vicente, Purchasing Manager de Madrid en TEVA, Carlos Lorenzo, Presidente en Cow Events Group y Ander Bilbao, CKO en beon, intercambiaron impresiones y sacaron conclusiones sobre el resultado obtenido. Estuvieron de acuerdo en que se había podido trabajar abiertamente, desde el respeto, y había sido un proceso muy enriquecedor que hay que rematar con una profusa labor de “evangelización”, para ir cambiando las cosas.

“La Guía supone un documento de formación para los profesionales de compras de servicios de eventos, que les será muy útil en su día a día” expresó Juan del Rey, Responsable de desarrollo de negocio en AERCE.

Francisco Cantero, Presidente de AEVEA, señaló la importancia de leer la Guía desde los tres enfoques, Compras, Departamento de Marketing/Eventos y Agencias, para entender la gran labor que se ha hecho y que marca un camino a seguir basado en las buenas prácticas, siendo un gran paso en la profesionalización de nuestra industria.”

La Guía está patrocinada por Turismo de Murcia y El Batel y la colaboración de ServicePoint. Los partners de las presentaciones han sido, en Madrid: Harley Ventas, Fluge Audiovisuales, DeCuatro Catering y LivePics y en Barcelona: Pangea, Catering L’Empordà, Vincenzo Rigogliuso (fotografía) y NH Collection Gran Hotel Calderón

Acerca de AERCE 

AERCE nació en 1981 como una asociación profesional que agrupa a los responsables de compras de pymes, grandes empresas y organizaciones del sector público. Su misión es maximizar la rentabilidad de las organizaciones a través de la función de Compras; facilitar las herramientas para el desempeño de los profesionales de Compras, y contribuir así al desarrollo sostenible de la sociedad. En la actualidad AERCE cuenta con cerca de 1.200 socios, los cuales representan más de 10.000 profesionales vinculados, entre los que figuran las empresas más relevantes del país, instituciones y profesionales pertenecientes a diversos sectores industriales y de servicios. AERCE está adherida desde su fundación a la Federación Internacional de Compras y Aprovisionamientos, la International Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM).

Acerca de Agencias de Eventos Españolas Asociadas, AEVEA

AEVEA reúne a un grupo representativo de agencias de organización integral de eventos, con vocación de trabajar por y para su industria. Su principal objetivo es que el sector de eventos sea reconocido por su peso económico, su profesionalidad y su capacidad para comunicar en directo, de un modo estratégico. Actualmente cuenta con 57 agencias asociadas. Es socio fundador de LiveCom Alliance, asociación europea de eventos, junto a FAMAB (Alemania), EMBA (Austria), IDEA (Holanda), Consulta Degli Eventi (Italia), EVCOM (Reino Unido), ACC (Bélgica), L’EVENEMENT (Francia), APECATE (Portugal) y Expo Event (Suiza).

Beatriz González-Quevedo

Gerente de AEVEA