Todos concebimos un evento como una herramienta de comunicación, y actualmente, vamos un poco más allá. Un evento es una herramienta de marketing experiencial. Por tanto, cada asistente a un evento, siente cierta unión con el resto de participantes, ya que juntos han vivido una experiencia. De ahí que el concepto de Comunidad ya lo tengamos implícito en nuestra actividad.

Pero no es sólo que se forme una comunidad en torno a los asistentes al evento en sí, existe otra (incluso otras!) comunidad, la que se constituye desde el comienzo del planteamiento y estudio de un proyecto.

Cuando un cliente nos solicita una propuesta, generamos flujos de trabajo y comunicación con el mismo. De esta forma, se crea la Comunidad de trabajo. En este grupo no sólo estamos los organizadores y el cliente, si no que hacemos partícipes de la misma a nuestros colaboradores y proveedores.

Si estudiamos la red de trabajo que se crea, veremos cómo la Comunidad está compuesta por múltiples agentes: el cliente (que a su vez establece relaciones con sus departamentos internos), el interlocutor de la agencia (quien añade a la red al resto de departamentos de la empresa), los proveedores, colaboradores, etc.

Debido a las características propias de nuestra actividad, estas relaciones que se generan en torno a la puesta en marcha de un proyecto, y su posterior desarrollo, son muy marcadas e intensas.

En esta red de trabajo, es básico que las vías de comunicación se encuentren bien definidas, por lo que suele crearse un organigrama específico, para que todos los implicados tengan claro quién es quién, y cuál es el diagrama de trabajo.

La información debe ser clara y transparente, por cualquier parte. Conviene generar cuántas reuniones sean necesarias, tanto con clientes, proveedores, colaboradores, etc. Cuanto mayor sea la implicación de las distintas partes en esta red de trabajo, mejor será el resultado y, por supuesto, será más eficiente cualquier flujo que se desarrolle durante este proceso.

Dentro de esta Comunidad es muy importante hacer uso de la empatía. Recordemos que todos somos personas, y que a cada uno nos toca jugar un papel en estos procesos, por lo que ponerse en el lugar del otro es un elemento clave para generar relaciones de confianza, y que la Comunidad puede tener continuidad en un futuro.

Se trata de que, finalmente, el equipo que genera un evento con todos sus implicados, tenga una verdadera vocación colaborativa. Es el trabajo de todos, de la Comunidad, el que crea un evento perfecto.

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Además de esta Comunidad inicial en la que estamos, junto con clientes y nuestros colaboradores, se crea la Comunidad inicialmente mencionada. Es decir, los participantes de un evento.

 Cualquier acto, del tipo que sea, es una oportunidad de establecer relaciones. La creación de una Comunidad, se puede, y debe adelantarse al evento propiamente.

Desde el envío de emailings y/o piezas teaser para generar interés y captar la atención, hasta el uso de soluciones tecnológicas, como la creación de Apps que debe descargarse para obtener su invitación, conocer el programa, los ponentes, etc. Cuánta más expectación generemos a nuestros invitados, mayor será su vinculación a nuestra Comunidad. Esto no quiere decir que hagamos múltiples envíos de mailings, si no que les hagamos partícipes y captemos su atención de forma previa al evento.

Dentro de estas comunicaciones anteriores al evento, debemos hacer uso de nuestra creatividad: desde un impactante vídeo teaser, hasta el envío inesperado de algún detalle relacionado con la experiencia de la que van a ser partícipes, o la creación de una red social adhoc a una App donde los invitados pueden empezar a relacionarse y generar reuniones. Incluso podemos hacer partícipes a los asistentes de la programación del evento, preguntándoles por sus temas de interés en una ponencia externa, o similar.

Una vez llegados al día que todos esperamos, es el mejor momento para reforzar y extender la Comunidad. Es aquí donde tenemos que seguir haciendo uso de nuestras mejores armas.

Hay múltiples herramientas, que generan experiencias muy útiles para establecer estas relaciones:

  • Dentro de cualquier tipo de evento debemos considerar la creación de una Zona de Networking, donde los asistentes puedan relacionarse de forma directa y mantener pequeñas reuniones.
  • El uso masivo de las redes sociales nos abre una vía muy interesante para afianzar estos lazos y fidelizar a nuestra Comunidad.

Por ejemplo, disponer de un área de photocall – selfies donde se hacen fotos que se cuelgan posteriormente en nuestra red social, o la web del evento.

  • Acciones colaborativas, donde todos los asistentes deben participar (crear un gran mural, una coreografía, etc.)
  • Acciones solidarias, como puede ser sustituir el regalo tradicional por la plantación de un árbol en una zona concreta. De esta forma, la Comunidad pasa a estar más vinculada aún, ya que saben que todos forman parte de un bosque replantado gracias a ellos.
  • Menos ponencias, más mesas redondas. Es decir, formatos más colaborativos que los tradicionales, donde son varios los ponentes que conversan sobre un tema, e incluso los invitados tienen la oportunidad de participar con sus cuestiones o comentarios.
  • Post-evento. No debemos dejar que la Comunidad se desmonte a la vez que el evento, si no que seguiremos en contacto con los participantes: e-mailing de agradecimiento, microsite con imágenes del evento, encuentros posteriores, etc.

Lo más importante, que todos sintamos al salir de un evento, que hemos vivido juntos una experiencia única, inigualable, lo que hace que seamos parte de la Comunidad.

Sheila Menéndez

Responsable de Grandes Cuentas

ACCIONA Producciones y Diseño