Presentó el AEVEAlab Jennifer Roig, miembro de la JD de AEVEA en 2020.

1.Introducción
Desde EVENTlive.tv nos transmitieron que todo lo sucedido en el 2020 ha hecho que las agencias hayan tendido hacia la reinvención y hayan puesto todo su esfuerzo en poder seguir viviendo de aquello que les emociona, el mundo de los eventos.

Beneficios de los eventos virtuales
Mantener los eventos como parte de las estrategias de comunicación y que las marcas no se olviden de lo que son, a pesar de tener que realizarlo en nuevos formatos.

2.Ecosistema de un evento online
Con la situación actual la digitalización se ha convertido en una obligación, el sector eventos ha tenido que adaptarse de un espacio físico a una página web. Todo lo que antes se vivía en vivo y en directo ahora hay que transmitirlo por streaming. El sector de los eventos ha mostrado una excelente capacidad de adaptación durante la pandemia.
Desde el punto de vista del sector, hay que tratar de transmitir mensajes y fortalezas y no enfocarlo como un parche.

4 ventajas clave:
Participación en tiempo real de forma continuada y por parte de todo el mundo. Todas las personas pueden participar a la vez a través de la web y durante todo el evento. Pueden mandar preguntas, participar en el chat…
Engagement durante todo el evento podemos intentar que participen, habrá notificaciones, gamificaciones…implicando a toda la audiencia para que interactúen durante el mismo.
Branding: podemos hacer un trabajo de decoración para el cliente y por menor precio, vestimos la web.
Analíticas: Podemos medir más datos porque estamos desde Internet. Podemos construir una campaña alrededor del evento ya que podemos sacar datos de qué herramientas han utilizado, cuánto tiempo del vídeo streaming han consumido, si se han aburrido y se han ido…

Plataforma para un evento online
-La web, como espacio para tu evento online.
Cuando nos piden funcionalidades tenemos varias opciones de desarrollo. Al utilizar una web podemos:
INTEGRACIÓN DE SERVICIOS DE TERCEROS: podemos integrar herramientas que ya existen. El defecto que tiene esta solución es que a veces creamos una herramienta o web que puede parecer un “rastrillo de servicios” ya que hemos cogido muchas herramientas y las hemos unido en una única web.
DESARROLLO INTEGRAL
Y programar todas las funcionalidades:
Ofrecer una solución perfecta y personalizada para ello, todos los servicios pueden interactuar entre sí, y además, todo está con el branding del cliente.
IMPORTANTE QUE DIFERENCIEN LAS PLATAFORMAS WEBAPP-
Despliegue cloud: todo el que accede a esta plataforma obtiene la misma resolución durante la transmisión del evento, desde la primera persona que accede hasta el número 1000.
Gestión de incidencias: es una de las mayores inquietudes del cliente. Creen que no tienen control sobre la audiencia. Cada uno puede tener problemas de incidencias propios. Si el evento es un éxito general pero la transmisión con un único usuario funciona mal, hemos fracasado. Hay que tener un plan de gestión de incidencias. – Sistema interactivo por el cual nuestra solución web se da a cada uno de los usuarios específicamente. Pudiendo explorar el factor del problema, debemos ponernos contacto con la persona directamente a través de un mensaje en pantalla que solo le sale a él, refrescar la página…
Experiencia dinámica: contraste de una web tradicional con una appweb:
Por cómo está construida nuestra app podemos sacar, quitar o cambiar elementos y todas las personas van a ver el cambio de forma instantánea. Se puede: quitar partes que no son relevantes, cambiar señal de streaming, el usuario no tiene que hacer nada- Todo esto no se puede hacer con una página tradicional, solo con webapps

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-Streaming, Directo y VOD. Diferencias y terminología.
Para mantener todo en orden hay que tener una estructura tecnológica potente. Hay varias diferencias entre un evento normal y cómo cuidar los detalles para obtener un eventazo. Todo el mundo puede montar un streaming. Seguimos apoyándonos en los equipos tradicionales: sonido, iluminación, vídeo, trabajando juntos para que funcione bien en los dispositivos de los espectadores.
Lo primero que necesitamos es capturar los contenidos en fuentes de vídeo y de audio, podemos incluir vídeos promocionales que están previamente grabados, podemos grabar o se pueden incorporar a ponentes remotos a través de webcams y micrófonos.
Para ello, nos resulta muy útil utilizar las plataformas de soft conference que están ya instauradas: Zoom, webex o teams.
Con la misma facilidad que llevamos a cabo una reunión online podemos capturar al ponente desde su casa e incluirlo como una señal más en producción. Esto nos permite comunicarnos con el ponente de forma inmediata y supone un ahorro económico, frente al desplazamiento de las personas.

Podemos capturar a ponentes con conexiones de tipo: punto a punto, así podemos conectar a ponentes sencillamente a través de un enlace que puede insertar en su navegador de Internet, creando una conexión privada entre el ponente y el control de producción. Esto nos otorga sobre todo una mejora de calidad con respecto a las plataformas de softconference Sin embargo, las conexiones punto a punto no permiten las funcionalidades como compartir pantalla.
Para poder llegar a nuestra audiencia nos hace falta un paso intermedio: el CDN, específico para vídeos, proveedores que ofrecen una sólida infraestructura de servidores que permite distribuir nuestro único flujo de señal a un amplio número de usuarios. Otro detalle interesante de los CDN es la información que nos ofrecen durante y después de nuestro evento: visualizaciones parciales, datos de conexión, distribución geográfica, infografía interesante para nuestros datos de marca.

Las herramientas de softconference se pueden utilizar también para emitir el propio evento y la principal ventaja que tenemos es la inmediatez, dependiendo de la plataforma en la que vayamos a transmitir el evento.
Lo que sí se suele utilizar es un sistema de salas de ponentes y salas de asistentes, de esta forma dejamos a los ponentes en una sala privada y podemos darles consejos e indicaciones a través de control.
NO TODO SON VENTAJAS: hay pérdida de calidad en la emisión, en comparación con el streaming tradicional.

Contenidos
Los contenidos son fundamentales para apoyar un discurso. La pantalla hay que cargarla de contenido y no dejarla en algo aburrido
Reforzar el discurso: huir del ppt tradicional, mejor algo que cobre vida, utilizar realidad aumentada.
Utilizar los contenidos para hacer show. Puertas para cambiar de ponentes.
Platos virtuales para enseñar cómo se puede traquear una cámara, hacer un escenario por delante y por detrás.

Escaleta para TV SHOW Y NOVEDADES
3. La realización de un evento online
Despliegue de cámaras especiales, libertad de movimientos y sonido es también importante en los eventos online.
Cambiando en tiempo real de música según las necesidades (entrega de premios, fin de evento, noticia triste..)
Algunas funcionalidades:
• TRACKEO DE CÁMARA
• ESCENARIOS HIPEREALISTAS (fotorrealista, fotogrametría)
• INTERACTIVIDAD CON LOS MOTORES DE JUEGO
• 360: grabar en directo unas cámaras que cubren todos los grados de un escenario, así los espectadores eligen lo que quieren en cada momento. Se puede ver el contenido en gafas de realidad virtual.
• XR: desarrollar lo que queramos como aplicaciones de realidad aumentada, virtual. Mixta, qué queremos hacer: por qué limitarnos, queremos poder verla desde nuestra casa.
• PLATAFORMA VIRTUAL
• FACEBOOK VENUES: hecha para eventos virtuales inmersivos en directo, meternos en salas de bienvenida y conectar en tiempo real, azafatas y todo con avatar virtual, sala networking
• Eventos turísticos: viajes virtuales a cualquier parte del planeta. Posibilidades infinitas.
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Se finalizó con una mesa redonda de agencias:
Mónica Bravo Sohnius- Managing Director & Owner de Abile Corporate Events
Rudolf Rannegger-Director General adjunto de MCI Spain Event Services
Jacobo Ruiz-Event Project Leader de CWT Meetings&Events

Claves DE EVENTO ONLINE:
MÓNICA Bravo (Abile Corporate Events):
TRANQUILIDAD Y CONFIANZA- SOLUCIÓN INTEGRAL
STREAMING BUENO QUE ESTÉ ADAPTADO A PARTICIPANTES
REALIZACIÓN ATRACTIVA COMO DISEÑO DE PROGRAMA
EQUIPO PROFESIONAL Y REFLEXIVO
ELEGIR PARTNERS QUE SE ADAPTEN MEJOR A LO QUE EL CLIENTE NECESITA

Rudolf Rannegger (MCI Spain):
DISEÑO Y REDISEÑO: objetivos y participantes, eligiendo tecnología adecuada
REVISAR FORMATOS
TRABAJAR CON PONENTES
DINAMIZAR
INTEGRAR TODAS LAS HERRAMIENTAS DE ENGAGEMENT QUE EXISTEN

JACOBO Ruiz (CWT Meetings&Events):
ESTANDO DE ACUERDO CON TODO LO ANTERIOR, PUNTUALIZA QUE EL CONTENIDO ES EL REY

 

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