AEVEA presentó su modelo de presupuesto en Barcelona tras haberlo hecho en Madrid unos días antes.

Ander Bilbao, CEO de Sörensen y miembro de la Comisión de Comunicación Externa de AEVEA, presentó el modelo de presupuesto y explicó los conceptos facturables:

Creatividad y Diseño

Proveedores/Compras gestionadas

Costes de Gestión y Organización

Honorarios

Descargar Modelo Presupuesto de AEVEA

Tras la presentación se pasó a desmenuzarlo en una mesa redonda formada por los siguientes participantes:

Silvia Lozano – Project Leader en Ayming y Ex Compras Europeas Estratégicas en Danone y miembro de AERCE (Asociación de Profesionales de Compras)

Anna Poch –Directora de Eventos Corporativos de Banco Sabadell y miembro de la EMA (Event Managers Association)

Mila Valcárcel, Socia Directora de Método Hélmer y Vicepresidenta de AEVEA

Ander Bilbao, CEO de Sörensen  y miembro de la Comisión de Comunicación Externa de AEVEA

Moderó: Eric Mottard, CEO de Eventoplus

¿Hablamos un mismo idioma?

Ander Bilbao (AEVEA)  – Una vez presentado el presupuesto desglosado hay que valorar que la agencia ha tomado muchas decisiones, ha puesto la fuerza en unas y en otras ha tenido menor poder de negociación…pero trae un total.

Silvia Lozano (AERCE)-Cree fundamental abrir el contenido del evento para hacerlo comparable y entendible. Hay que tener en cuenta los timings para que la transparencia ocurra. La clave está en ponderar el valor de cada partida antes de llegar al precio.

Anna Poch (EMA)- Para gestionar y crear una relación de confianza entre cliente y agencias todo tiene que estar claro y desglosado de cara entender qué se cobra realmente y no tener la sensación de que me la están colando.

Mila Valcárcel (AEVEA)  – Que estemos abordando este tema de presupuesto proviene de que se han hecho muchas veces las cosas de forma poco profesional y los eventos han evolucionado muchísimo de quince años a esta parte, con muchos más actores en juego y mayor complicación, lo que requiere analizar las múltiples partidas que los conforman.  Pero coincide con Ander Bilbao en el concepto de globalidad del proyecto porque hay que valorar la relación de confianza que se ha construido con los proveedores y que si son sustituidos por otros puede poner en riesgo el evento con un ahorro poco relevante en coste.

Silvia Lozano (AERCE)-Las agencias hacéis una labor de integración que tiene su valor y creo que hay que cuantificarla económicamente más que cobrar una comisión.

Ander Bilbao (AEVEA) – Además del know how que aporta la agencia, se hace de financiera de los proveedores

Anna Poch (EMA)- Invita a que las agencias pongan que a la firma del presupuesto se pague el 50 % del evento.

Mila Valcárcel (AEVEA) -Política habitual es que el cliente se comprometa a pagar a 60 días, que se convierten en más de 90 por la operativa burocrática.

Silvia Lozano (AERCE)-Debería incluirse otra partida de financiación aunque opinan que desde compras dirían, “esto me lo quitas”

78% de las empresas tienen Departamento de Compras y 24% especialistas en compras de marketing

Anna Poch (EMA)- Dice que ellos solo pasan a compras cosas que sepan valorar, como material promocional, pero no una convención.

Silvia Lozano (AERCE)- Cree que hay que adaptarse a cada caso y cada nivel de compra. Que conoce especialistas de compras de marketing pero no de eventos en concreto.

Mejoras

Ander Bilbao (AEVEA) – Celebra que marketing coja las riendas pero durante la crisis cree que marketing ha podido opinar sobre los proyectos que le parecen razonables pero compras es el que finalmente decide. Cree que algo fundamental sería que los profesionales de compras fueran a los eventos que compran, tanto a la presentación del proyecto como al evento en sí. Así serían conscientes de lo que se sufre si hay cosas donde se ha ajustado mucho o la tranquilidad que da tener bien cubierto el posible riesgo.

Variable

Anna Poch (EMA)- Dice que es complicado, que ya les cuesta a ellos mucho calcular el ROI como para repercutirlo en los proveedores.

Silvia Lozano (AERCE)– Muchos profesionales de compras tienen que trasladar incluir una parte en variable pero no es fácil.

Mila Valcárcel (AEVEA)  -Sobre cosas muy tangibles podría hacerse, pero es complejo.

Concursos

Mila Valcárcel (AEVEA) – AEVEA ha puesto en marcha un registro notarial de proyectos para poner en valor la creatividad de los mismos y proteger su propiedad intelectual.

Ander Bilbao (AEVEA) – En concursos de ocho agencias la pirámide de recursos por parte del cliente (briefing, presentación, estudio del proyecto por compras…) y de la agencia es enorme. La agencia tiene que crear el proyecto y negociar con sus proveedores, lo que supone una cantidad de equipos trabajando para que solo uno se lleve el premio, que es una barbaridad de consumo de recursos como país. Como idea de mejora cree que es bueno que el cliente visite la agencia y la conozca in situ.

Silvia Lozano (AERCE)-Hay que pisar la calle, conocer mercado, un comprador de despacho deja de conocer otras opciones que pueden ser mejores. Para compras más estratégicas se iría a 3-4 agencias y en compras más sencillas podría ampliar a más.

Anna Poch (EMA)- 3-4 agencias le parece lo correcto ya que tirar proyectos a la basura les parece mal aunque en compras de Banco Sabadell amplían a 6-7 agencias. Y en cuanto a conocer las instalaciones del proveedor no lo suelen hacer o si lo hacen es a posteriori, con agencias con las que han hecho varios eventos.

Mila Valcárcel (AEVEA) -Cree que hay que asimilar partidas con otros sectores como la publicidad, la consultoría…, que desde compras ya tengan más reconocidos, de manera que más o menos se haga de la misma manera extrapolándolo a eventos.

Internacional

Fuera los eventos normalmente son más grandes e invierten presupuestos sustancialmente mayores. AEVEA es socia de LiveCom Alliance, asociación europea de asociaciones de eventos, un foro muy interesante donde compartiremos caminos ya testados con éxito y podremos hacer comparativas de los diferentes mercados locales y construir juntos.

Mirando más allá

Se está definiendo un grupo de trabajo entre AERCE, la EMA y AEVEA para trabajar en trazar un camino común, comenzando por un decálogo de buenas prácticas en la compra de eventos para llegar a elaborar un Libro blanco de compra de eventos.