Protocolo, el aliado perfecto para un evento bien organizado
Carlos Morales, miembro de la junta Directiva de AEVEA y Account Manager de DICOM Events, dio la bienvenida a los asistentes al AEVEAlab Protocolo, el aliado perfecto para un evento bien organizado, que se llevó a cabo en el Hotel Sofía Barcelona. Comenzó presentando a Susana Guindo, Community Manager responsable de contenidos web y rrss de la Asociación Española de Protocolo (AEP) y a Javier Aguado, Coordinador de Protocolo de la Organización Nacional de Ciegos Españoles (ONCE) y Director de Comunicación de la Asociación Española de Protocolo (AEP) que desarrollaron los contenidos del encuentro.
Javier Aguado comenzó diciendo que es muy importante saber a la norma a la que acudir y tener una persona formada en protocolo o a la que poder recurrir…
El anfitrión es el que define el protocolo. Manual de protocolo, orden de precedencia, la costumbre (que genera normativa en muchas ocasiones)…demuestran que el protocolo es una herramienta muy flexible.
El protocolo está para ayudar, nunca para entorpecer. Tiene que estar al servicio del líder, facilitándole su labor. El protocolo es imagen interna y externa y da protagonismo a quien lo tiene.
Como herramienta de comunicación
- Contribuye a lograr el objetivo del acto
- Ayuda a su correcto desarrollo
- Genera imagen
- Aporta valor
- Escenifica nuestro mensaje
- Cuida a nuestros públicos
El protocolo no se improvisa, la base tiene que estar muy trabajada y si surge un imprevisto se debe aplicar el sentido común sobre lo preparado.
El protocolo está presente hasta en una reunión entre dos personas.
Técnicas básicas de protocolo:
El anfitrión
- Es la persona o entidad que promueve y convoca el acto
- Preside el acto, salvo que ceda ese papel a su invitado de honor o a quien considere
- Anfitrión del lugar/ anfitrión del acto
- Recibe, preside (salvo que ceda) y despide
- Diseña el acto
- Se ocupa del desarrollo del evento
- Evalúa y analiza los resultados
- Anfitrión desplazado
El protocolo requiere negociación, consenso, diálogo. No hay que dejar que se impongan los actos de fuera.
El trato del invitado es fundamental y el protocolo puede ensalzar el acto aprovechando la oportunidad de resaltar a determinadas personas a través de la comunicación. El protocolo es imagen de nuestra marca. El protocolo debe dotar al acto de armonía, hace que todo fluya.
Ver más detalles en la presentación del final.
Javier Aguado prosiguió diciendo que cuando nos pongamos manos a la obra en la planificación de un evento, hay que tener en cuenta las barreras a eliminar:
Las denominadas barreras físicas o arquitectónicas
Las barreras de comunicación
Las barreras mentales
Como experto conocedor del tema pasó a hacer hincapié en la importancia de la accesibilidad del evento, considerando que refuerza la imagen de marca. Invitaciones electrónicas accesibles, intérprete de signos visible físicamente, señalética adecuada, bucle magnético (para personas con implante coclear)…hacen un encuentro inclusivo. Lenguaje adecuado (personas ciegas, no invidentes, personas con movilidad reducida, no minusválidos, personas con discapacidad intelectual, no con retraso mental…). Ancho mínimo de puertas, pasillos, inclinación de rampas…
Considera un referente Barcelona 92, por cómo se integró el Comité Olímpico y el Paraolímpico.
Susana Guindo tomó la palabra y comenzó explicando por qué el protocolo es una inversión, nunca un gasto. El Protocolo aporta:
- Credibilidad de la marca
- Prestigio
- Distinguirse de la competencia
- Imagen positiva de trabajo profesional
El Protocolo evita errores de tratamiento de personas, ayuda a ordenar discursos, a colocar invitados, banderas…, pues no todo vale. Solo hay una primera oportunidad para causar una buena impresión.
Y la llegada de internet y las rrss ha supuesto un cambio respecto al protocolo. Netiqueta es un concepto que alude a los códigos de buena conducta y las pautas no escritas, que regulan el comportamiento de los usuarios al comunicarse a través de Internet (correo electrónico, foros, blogs, webs, chats, redes sociales…). A la hora de comunicar en rrss hay más flexibilidad. En cuanto a tratamiento de personas bastaría con cargo y nombre (suprimimos tratamientos como Excelentísimo, Ilustrísimo…). Ante una crítica o comentario negativo, educación, calma y una disculpa, si procede, no contestar nunca en caliente. La comunicación en rrss durante el evento tiene que prepararse, para no cometer errores, faltas de ortografía…Utilización de lenguaje inclusivo (sustantivos colectivos como el funcionariado, la comunidad científica…), tratamiento no discriminatorio, evitar expresiones con connotaciones negativas…
Conclusiones:
- el protocolo no está solo para ordenar personas.
- participa en el diseño del evento dado que este precisa de una correcta, distinta e inclusiva organización donde nuestros invitados son una parte primordial.
- el protocolo forma parte, y mucho, de la comunicación y el marketing estratégico de la empresa….
- está para conseguir el fin último de un evento: visibilidad, fidelidad a la marca y empatía.
- el protocolo no es solo cosa de reyes, hasta una reunión entre dos personas requiere de él.
- el protocolo no se rompe.
- el protocolo no se decide/organiza/resuelve desde el sentido común.
- los profesionales de protocolo debemos ser tan presentes como invisibles, salvo peligro de “incendio”.
Más detalles en este enlace:
Alberto Gómez, Coordinador de eventsost, presentó la infografía Protocolo y Accesibilidad, continuando con las píldoras de sostenibilidad en eventos en relación a la temática de cada AEVEAlab.
Para finalizar, Cristina Sánchez, presentó las fortalezas de Zaragoza para eventos de una forma muy visual.
Diafragma Comunicación fotografió todos los detalles del encuentro: Fotografías AEVEAlab
Beatriz González-Quevedo
Gerente de AEVEA
